Regolamento
REGOLAMENTO PER GLI STUDIOSI CHE FREQUENTANO L'ARCHIVIO
1. L'Archivio della Congregazione per L'Evangelizzazione dei Popoli è Archivio privato aperto al pubblico. Non si può, quindi, essere ammessi alle consultazioni se non dietro domanda di ammissione, nella quale dovrà essere specificato il tema e le ragioni per cui si desiderano fare ricerche in Archivio. La domanda deve indicare anche le generalità del richiedente (nome, cognome, professione, indirizzo permanente, domicilio in Roma) ed essere corredata dalla commendatizia di un istituto scientifico o di persona autorevole. Ogni permesso scade con la chiusura annuale dell'Archivio, ossia il 15 luglio.
2. L'orario di frequenza è da lunedì a giovedì dalle ore 8,30 alle 17,30 e venerdì dalle 8,30 alle 13,30.
3. L'Archivio resta chiuso per le consultazioni nel periodo 15 luglio al 15 settembre e in tutti i giorni festivi e di vacanza per gli uffici della Congregazione.
4. È vietato fumare e usare i telefoni cellulari in tutti i locali dell'Archivio.
5. È vietato l’ingresso in sala di studio con borse, penne, telefoni cellulari (anche spenti) e camere fotografiche.
6. Gli studiosi avranno a loro disposizione un armadietto per custodire gli effetti personali non permessi in Archivio. L’Archivio non si fa responsabile dei possibili furti
7. E' esclusa la consultazione di documenti dal 1959 in poi.
8. Per l'ordinazione di volumi si usino le schede appositamente preparate.
9. Non si può domandare più di tre volumi rilegati o una scatola (contenente documenti non rilegati) alla volta ed un massimo di dieci volumi al giorno.
10. I volumi possono rimanere in Sala di Studio da lunedì al venerdì. Ogni venerdì tutti i volumi verranno riportati in deposito
11. I volumi d'Archivio devono essere trattati, durante la consultazione, con la massima diligenza, pertanto è proibito:
a) tagliare e asportare qualsiasi documento o parte di esso (implicherebbe le sanzioni del caso nonché l'immediata revoca del permesso di consultazione presso l'Archivio della Congregazione e tutti gli Archivi della Santa Sede);
b) appoggiare sul volume la carta che serve al lavoro di trascrizione;
c) scrivere o annotare qualsiasi cosa sul documento;
f) trasferire il materiale della Sala di Studio in Biblioteca, o viceversa.
12. Si prega agli studiosi di:
a) osservare nei locali dell'Archivio assoluto silenzio, salvo brevi comunicazioni a voce bassa con il personale addetto su argomenti di lavoro;
b) segnalare al personale dell’Archivio i volumi bisognosi di rilegatura o di restauro, documenti o fogli sciolti, legati a metà o danneggiati.
13. Il permesso di consultare l'Archivio include il permesso di pubblicare la trascrizione dei documenti.
14. Per la pubblicazione fotografica dei documenti d’Archivio è necessario un permesso speciale, da richiedere separatamente con l’apposito formulario.
15. E' proibito fotografare o usare lo scanner sui documenti.
16. Non si può chiedere la copia digitale di volumi interi, o parti considerevoli di essi (più di un terzo), senza un permesso speciale.
17. Per l’ordinazione copie digitali si usino i formulari appositamente preparati.
18. Si rende noto ai Signori Studiosi che il prezzo della riproduzione in CD/DVD è il seguente:
Per ogni volume utilizzato……………………. € 7,75
Per ogni riproduzione……….............………… € 0,45
Per ogni ristampa da microfilm su carta...…….. € 0,45
19. Per ordinativi di materiale superiore a 500 riproduzioni o fotocopie è richiesto un anticipo di almeno metà dell'importo totale; il materiale non verrà comunque consegnato se non previo pagamento dell'importo totale.
20. In nessun caso è lecito adoperare i negativi ottenuti a scopo commerciale.
21. Ogni studioso si impegna, inoltre, di far pervenire all'Archivio Storico di questa Congregazione per L'Evangelizzazione dei Popoli due copie di ogni pubblicazione, nella quale sono stati utilizzati documenti dell'Archivio.
22. La richiesta del permesso di consultazione dell'Archivio suppone l'accettazione di questo Regolamento.
23. L'Archivista della Congregazione è responsabile della intera e fedele osservanza del presente Regolamento.
24. L'inosservanza delle norme del Regolamento può comportare la revoca dell'autorizzazione a frequentare l'Archivio.