Reglamento

REGLAMENTO PARA LOS ESTUDIOSOS QUE FRECUENTAN EL ARCHIVO

1. El Archivo de la Congregación para la Evangelización de los Pueblos es un Archivo de la Iglesia (privato) abierto al público. Es necesario, por lo tanto, para poder ser admitidos, a su consultación, presentar una petición de admisión, en la que es necesario especificar el tema de estudio y las razones por las que se desea hacer investigación en el Archivo. La petición debe, además, incluir los datos del interesado (nombre, apellido, profesión, dirección permanente, domicilio en Roma) y estar acompañada por una carta de presentación de un instituto científico o eclesiástico. Todos los permisos caducan cada año al cierre del Archivo, es decir, el 15 de julio.

2. El horario de apertura es, de lunes a jueves de 8,30 a 17,30 y el viernes de 8,30 a 13,30.

3. El Archivo está cerrado a la consultación de los estudiosos en el período que va del 15 de julio al 15 de septiembre y todos los días festivos en la Santa Sede y para la Congregación para la Evangelización de los Pueblos.

4. Está absolutamente prohibido fumar y usar telefono móbiles en todos los locales del Archivo.

5. Está prohibido el ingreso in la sala de estudio con bolsas, bolígrafos, telefono móbiles (incluso apagados) y cámaras fotográficas.

6. Los estudiosos tendrán a disposición un armario en el que poder conservar los efectos personales no permitidos en la sala de estudio. El Archivo no se hace responsable de posibles robos.

7. No está permitida la consultación de documentos posteriores al año 1958.

8. Para la petición de los volúmenes deberán usarse las fichas especialmente preparadas.

9. No se pueden pedir más de tres volúmenes encuadernados o una caja (con documentos no encuadernados) a la vez y un máximo de diez volúmenes al día.

10. Los volúmenes pueden permanecer en la sala de estudio de lunes a viernes. Cada viernes, todos los volúmenes serán devueltos al depósito.

11. Los volúmenes que contienen los documentos deben ser tratados, durante la consultación, con el máximo cuidado y, por tanto, está absolutamente prohibido:

a) cortar y sustraer qualquier documento o parte del mismo (implicaría las oportunas sanciones y la inmediata révoca del permiso de acceso al Archivo de la Congregación y a todos los Archivos de la Santa Sede);
b) apoyar sobre el volúmen el papel que sirve para la transcripción del mismo;
c) escribir o hacer anotaciones de cualquier tipo o con cualquier material sobre los documentos;
f) trasladar material documentario o libros desde la Sala de Estudio a la Biblioteca o viceversa.

12. Se ruega a los estudiosos que:

a) observen en los locales del Archivo absoluto silencio, exceptuando las necesarias breves comunicaciones en voz baja con el personal del Archivo sobre argumentos relacionados con la propia investigación;
b) señalen al personal del Archivo los volúmenes que necesiten ser encuadernados de nuevo o restaurados, los documentos o folios que se hayan desprendido de los volúmenes, que se hayan descosido parcialmente o que se encuentren dañados.

13. El permiso para consultar el Archivo incluye el permiso para publicar la transcripción de los documentos.

14. Para la publicación fotográfica de los documentos del Archivo es necesario un permiso especiale, que se debe pedir al archivero mediante el formulario destinado a ello.

15. Está prohibido fotografiar o usar cualquier tipo de escaner sobre los documentos.

16. No es posible obtener una copia digital de volúmenes enteros, o de una parte considerable de los mismos (más de un tercio), sin un permiso especial –concedido solo a Istituciones que lo pidan con serias motivaciones-.

17. Para realizar la petición de copia digital de los documentos, es necesario utilizar el formulario destinado a ello.

18. Se informa a los señores estudiosos que, el precio de la riproducción de los documentos en CD/DVD es el siguiente:
 

19. Para los encargos de material superiores a 500 reproduccones o fotocopias es necesario dejar un anticipo de al menos la mitad del coste total; el material fotográfico no será entregado hasta que se haya saldado el total del importe.

20. En ningún caso está permitido utilizar los negativos / imágenes digitales con finalidad comercial o de lucro.

21. Todo estudioso está obligado a hacer llegar al Archivo Histórico de la Congregación para la Evangelización de los Pueblos dos copias de cualquier publicación para cuya realización hayan sido utilizados documentos del Archivo Histórico.

22. La petición del permiso para consultar el Archivo supone la aceptación del presente Reglamento.

23. El Archivero de la Congregación es el responsable de la fiel y completa observancia del presente Reglamento.

24. La inobservancia de las normas del presente Reglamento puede conllevar la révoca del permiso de consultar el Archivo.