Règlement

REGLEMENT
A l’usage des chercheurs fréquentant les Archives

1. Les Archives de la Congrégation pour l’Evangélisation des Peuples sont des Archives privées ouvertes au public. Il n’est donc pas possible d’être admis aux consultations si ce n’est au travers d’une demande d’admission dans laquelle devra être spécifié le thème et les raisons pour lesquelles l’auteur de la demande souhaite faire des recherches dans les Archives. La demande doit indiquer également les généralités du demandeur (prénom, nom, profession, adresse permanente, domicile à Rome) et être accompagnée d’une lettre de recommandation provenant d’un institut scientifique ou d’une personne faisant autorité dans son domaine. Tout permis de recherche arrive à échéance à la date de la fermeture annuelle des Archives, à savoir le 15 juillet.

2. L'horaire d’ouverture est le suivant : du lundi au jeudi de 08.30 à 17.30 et le vendredi de 08.30 à 13.30.

3. Les Archives sont fermées aux consultations du 15 juillet au 15 septembre et tous les jours de fête et de vacances applicables aux bureaux de la Congrégation.

4. Il est interdit de fumer et de faire usage de téléphones portables dans l’ensemble des locaux des Archives.

5. L’accès à la salle d’étude est interdit à toute personne munie de serviette, stylo, téléphone portable (même désactivé) et appareil photographique.

6. Les chercheurs disposeront d’une armoire pour y déposer les effets personnels non permis à l’intérieur des Archives. Les Archives ne sont pas responsables des vols éventuels.

7. La consultation de documents de 1959 à nos jours est exclue.

8. Pour demander des volumes, il est nécessaire d’utiliser les fiches préparées à cet effet.

9. Il n’est pas possible de demander plus de trois volumes reliés ou plus d’une boite (contenant des documents non reliés) à la fois et ce pour un maximum de dix volumes par jour.

10. Les volumes peuvent demeurer dans la Salle d’étude du lundi au samedi. Chaque samedi, l’ensemble des volumes sera ramené au dépôt.

11. Les volumes des Archives doivent être traités avec le plus grand soin au cours de la consultation. Il est par conséquent interdit :

a) de découper et d’emporter tout document ou toute partie de document (ce qui impliquerait des sanctions ainsi que la révocation immédiate du permis de consultation près les Archives de la Congrégation et près l’ensemble des Archives du Saint-Siège) ;
b) de poser sur le volume du papier servant au travail de transcription ;
c) d’écrire ou d’annoter quoi que ce soit sur le document ;
f) de transférer le matériel de la Salle d’Etude à la Bibliothèque et vice versa.

12. Les chercheurs sont priés de :

a) observer un silence absolu dans les locaux des Archives, à l’exception de brèves communications à voix basse avec le personnel pour des raisons de travail ;
b) signaler au personnel des Archives les volumes ayant besoin de reliure ou de restauration, les documents ou feuillets détachés, partiellement liés ou endommagés.

13. Le permis de consulter les Archives comprend le permis de publier la transcription des documents.

14. En ce qui concerne la publication photographique des documents des Archives, un permis spécial est nécessaire. Il doit être demandé séparément au moyen du formulaire ad hoc.

15. Il est interdit de photographier ou d’utiliser le scanner sur les documents.

16. Il n’est pas possible de demander la copie numérique de volumes entiers ou de parties considérables de ces derniers (plus d’un tiers) sans un permis spécial.

17. Pour la commande de copies numériques, doivent être utilisés les formulaires prévus à cet effet.

18. Le prix de la reproduction sur CD/DVD est le suivant :
• Pour chaque volume utilisé……………………. € 7,75
• Pour chaque reproduction……….............………… € 0,45
• Pour chaque impression de microfilm sur papier...…… € 0,45

19. Pour des commandes de matériel dépassant les 500 reproductions ou photocopies, il est demandé d’anticiper au moins la moitié du coût total ; le matériel ne sera toutefois remis qu’après qu’ait eu lieu le paiement du total de la somme due.

20. En aucun cas il n’est permis d’utiliser les négatifs obtenus dans un but commercial.

21. Chaque chercheur s’engage, en outre, à faire parvenir aux Archives historiques de cette Congrégation pour l’Evangélisation des Peuples deux copies de chaque publication utilisant des documents des Archives.

22. La demande de permis de consultation des Archives comporte l’acceptation préalable du présent Règlement.

23. L'Archiviste de la Congrégation est responsable de l’observation entière et fidèle du présent Règlement.

24. Tout manquement aux normes du présent Règlement peut comporter la révocation de l’autorisation de fréquenter les Archives.